トップページ > コラム > 個人事務所でコピー機は必要かを考える

個人事務所でコピー機は必要かを考える

 会社には、従業員が10人以上いるオフィスもあれば、一人、もしくは数人の事務所もあります。
SOHOと呼ばれる小さい運営形態もあります。
自宅などで仕事をする形式です。
もちろん行っていることは同じなので、それなりに事務用の設備が必要になります。
パソコンとプリンタが必要になることはわかります。
コピー機は必要かどうか悩むかもしれません。
今のプリンタは、スキャナーとの複合機が主流です。
つまりは同じ書類を印刷するだけならその複合機を使えば同じようなことが出来てしまいます。
1日に数枚程度コピーを取るぐらいなら複合機で十分です。
しかし、1日に印刷する枚数が数十枚、100枚を超えるようならコピー機があった方が効率が違います。
一度データ化してそれを印刷するとなるとそれなりに手間です。
コピーなら、紙を置いてボタンを押せば簡単に印刷ができます。



 コピー機は単機能機か複合機を選ぶか

オフィスを運営する上で考えないといけないのは、いかにスペースを有効活用するかです。
多くは賃貸で部屋を使います。
少しのスペースにもコストがかかっています。
人がいれば一定のスペースが必要で、物が増えればさらにスペースが必要になります。
事務機器を置くスペースも必要になるので、たくさんいればその分広い事務所を借りないといけません。
コストが高くなったり、利便性の悪いところを利用しないといけなくなります。
事務所をコンパクトにできれば、余地低コストで良いところを利用できます。
コピー機の選択では、単機能タイプか複合タイプかがあります。
単機能はコピーしかできません。
他の機器との連動性もないので、コピーだけのスペースが必要です。
複合機は、プリンタ、スキャナ、FAXなどの機能もあります。
パソコンと接続できスペースも効率化できます。



 コピー機は印刷以外の機能もチェック

コピー機の基本機能は、紙などに書かれている内容を、簡単に複写することでしょう。
スキャナーやパソコンなどを使えば同じようなことはできますが、簡単とはいきません。
沢山の資料を作る時には、非常に必要になるOA機器になります。
オフィス内に何台も置くことはできないので、1台決めて導入することが多くなりそうです。
そのときに基本機能だけを見ればよいかです。
資料を作成するとき、その他に作業をしているならそれが楽になると助かります。
多くの人が利用しやすい仕組みも必要です。
よくある機能としては、仕分けをしながらの印刷です。
数枚に分かれる資料を複数部コピーするとき、人の手で仕分けしなくても自動的に仕分けをしてくれます。
その他、印刷をしながらデータ化をしてくれる機能もあります。
今は電子保存が一般的なので、資料の電子化も同時に行え、業務効率を上げられます。

次の記事へ